ค้นหา  
หน้าแรก > บทความ สสว. > การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization)  
การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization)

การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization)

 

ชมัยพร  วิเศษมงคล

ที่ปรึกษา SME สสว.


วิกฤติเศรษฐกิจโลกที่เกิดขึ้นมาตั้งแต่ปี 2551 ต่อเนื่องมาจนถึงปีนี้ และมีแนวโน้มว่าอาจจะยังคงอยู่ต่อไปอีกจนถึงปี 2553 ถ้ามาตรการกระตุ้นเศรษฐกิจของประเทศต่างๆ ในโลกที่นำออกมาใช้ไม่ได้ผล สำหรับประเทศไทย นักวิชาการและฟากรัฐบาลได้ออกมาคาดการณ์ตัวเลขเศรษฐกิจของประเทศในปี 2552 ไว้ว่าอาจจะโตได้ไม่เกินร้อยละ 2 หรือไม่โตเลย หรือบางทีอาจติดลบเสียด้วยซ้ำ ซึ่งเป็นผลพวงมาจากวิกฤติเศรษฐกิจและการเงินโลกดังกล่าว รวมถึงปัญหาความไม่มั่นคงทางการเมืองที่นักลงทุนทั้งในประเทศและต่างประเทศยังคงเป็นกังวล ทำให้ธุรกิจหลายรายประสบปัญหารายได้ลดลง อาจต้องล้มเลิกกิจการ หรือหาทางออกโดยการลดค่าใช้จ่าย ที่ทำได้รวดเร็วที่สุดคือ การปลดพนักงาน แต่ยังมีอีกหลายวิธีที่เป็นส่วนหนึ่งของการปรับเปลี่ยนภายในองค์กร (Change Management) ที่อาจทำให้ธุรกิจสามารถอยู่รอดได้ อาทิ การควบรวมกิจการ (Mergers) การขายหุ้นส่วนบริหารของกิจการ (Takeovers) การร่วมหุ้น (Joint Venture) ซึ่งเป็นการแก้ไขที่ตัวธุรกิจเอง ควบคู่กับการรอให้มาตรการกระตุ้นเศรษฐกิจของภาครัฐบังเกิดผล

ตามหลักการบริหารจัดการธุรกิจที่ดี องค์กรที่มีประสิทธิภาพคือ องค์กรที่สามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงต่างๆ เกิดขึ้น และฉลาดที่จะเลือกใช้วิธีการอย่างถูกต้องและเหมาะสมกับองค์กร ซึ่งมีอยู่หลายวิธีด้วยกัน ซึ่งในสถานการณ์เช่นนี้ ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปถือเป็นหัวใจของการดำเนินธุรกิจปัจจุบัน โดยมีวิธีการอาทิ การควบคุมคุณภาพทั่วทั้งองค์กร (Total Quality Management : TQM) การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization) การลดขนาดองค์กร (Downsizing) การจัดการความรู้ (Knowledge Management) การฝึกอบรม (Training) การจัดกิจกรรมต่างๆ (Activities) และการประชาสัมพันธ์ (PR)

สำหรับบทความนี้จะขอนำเสนอเรื่องของ การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization) เนื่องจาก การปรับโครงสร้างองค์กรเป็นเรื่องที่ในประเทศพัฒนาแล้วต่างให้ความสำคัญมาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะสหรัฐอเมริกาที่การปรับโครงสร้างองค์กรถือเป็นข้อบังคับในกฎหมายการฟื้นฟูกิจการ Chapter 11 และกฎหมายฉบับนี้เองที่เป็นแม่แบบสำหรับการปรับโครงสร้างองค์กรของกิจการที่ประสบปัญหาจากวิกฤติเศรษฐกิจเมื่อปี 2540 และอยู่ในแผนการฟื้นฟูของกองทุนเพื่อการฟื้นฟูและพัฒนาระบบสถาบันการเงินของไทย

ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมองการปรับโครงสร้างองค์กรเป็นเสมือน การรีดไขมัน (Trimming the Fat) เป็นการลดต้นทุนโดยไม่ลดคุณภาพของผลิตภัณฑ์ หรือความเชื่อถือ ไว้วางใจขององค์กร แต่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมักจะประสบปัญหาในการปรับโครงสร้างองค์กร และพบว่าเป็นเรื่องยาก เพราะลักษณะธุรกิจมีความหลากหลายน้อยกว่าธุรกิจขนาดใหญ่ ทำให้บางครั้งสิ่งที่จำเป็นจะต้องตัดออกไปไม่ได้แสดงออกมาให้เห็นเด่นชัด บ่อยครั้งที่มีการตัดในส่วนสำคัญของธุรกิจ ซึ่งเท่ากับเป็นการทำลายธุรกิจลงได้

?  นิยามของคำว่า การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization)” มีค่อนข้างหลากหลาย

จาก BusinessDictionary.com ได้ให้ความหมายของคำว่า “Reorganization” ไว้ถึง 3 ความหมายด้วยกัน

ความหมายแรก เป็นการปรับโครงสร้าง (Restructure) การดำเนินงานของธุรกิจ เพื่อเน้นเฉพาะกิจกรรมหลักและมอบหมายให้หน่วยงานอื่นดำเนินกิจกรรมอื่นๆ แทน ซึ่งส่วนใหญ่มักจะออกมาในรูปของการลดจำนวนบุคลากรลง

ความหมายที่สอง เกิดจากการรวมตัวกันของธุรกิจตั้งแต่ 2 ธุรกิจขึ้นไป กลายเป็นองค์กรใหม่ที่ยังคงสภาพทุกอย่างไว้สมบูรณ์

ความหมายสุดท้าย เป็นการปรับปรุงโครงสร้างหนี้สินและทุนของธุรกิจหลังจากสภาวะล้มละลาย หรือเป็นไปตามคำสั่งของผู้พิทักษ์ทรัพย์

 นอกจากนั้น การปรับโครงสร้างองค์กรอาจจะถูกบังคับจากเหตุการณ์อื่นๆ อีก เช่น การขยายกิจการไปยังที่ตั้งแห่งใหม่ การมีตลาดใหม่ การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ หรือการเกิดสายผลิตภัณฑ์ใหม่ และแม้แต่การเปลี่ยนตัวผู้นำใหม่ เป็นต้น

?  “Reorganization” ต่างกับ “Re-engineering”

หลายคนอาจจะเคยได้ยินคำว่า Re-engineering หรือบางคนใช้เรียกเป็นภาษาไทยว่า การเปลี่ยนวิธีการทำงาน ค่อนข้างบ่อยในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และเกิดคำถามขึ้นมาว่า “Reorganization” แตกต่างจาก “Re-engineering” อย่างไร

            การเปลี่ยนวิธีการทำงาน (Re-engineering) คือ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ แล้วนำกระบวนการใหม่ไปปฏิบัติให้เกิดผล เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ โดยมีเป้าหมายสูงสุดอยู่ที่การลดต้นทุนการดำเนินงานของธุรกิจนั้น

            วิธีการนี้เกิดขึ้นเนื่องจาก ความพยายามที่จะลดต้นทุนการดำเนินธุรกิจ โดยทั่วไปของธุรกิจมักจะจำกัดวงอยู่ที่การลดจำนวนพนักงานแบบง่ายๆ และทำการตกแต่งดัดแปลงทางการเงิน แต่วิธีการนี้จะเกิดผลในระยะสั้นเท่านั้น ถ้าจะให้ส่งผลในระยะยาวต้องสร้างให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานที่มีการวางแผนมาอย่างดี และมีการทำอย่างต่อเนื่องเท่านั้น

            การเปลี่ยนวิธีการทำงาน จึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งในกิจกรรมของการปรับโครงสร้างองค์กร ที่นอกเหนือจาก การลดรูปองค์กร และการยกเครื่ององค์กร โดย Re-engineering มักจะเริ่มดำเนินการ ในสภาวะการณ์ที่มีการผลิตสินค้าใหม่ มีเทคโนโลยีใหม่ที่สามารถลดต้นทุน หรือมีการเปิดตลาดใหม่ เป็นต้น

?  การปรับโครงสร้างองค์กรต้องมีการบริหารจัดการที่เป็นขั้นเป็นตอน

เหตุผลที่ทำให้ต้องมีการปรับโครงสร้างองค์กรที่พูดถึงไปแล้วว่ามาได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการควบรวมกิจการ การร่วมทุน การล้มเลิกหรือล้มละลาย การลดขนาดของธุรกิจโดยที่มีการปลดคนงานออก การขยายตัวของกิจการ และแม้แต่การเปลี่ยนแปลงตัวผู้นำองค์กร ซึ่งไม่ว่าจะด้วยปัจจัยใดก็ตาม การปรับโครงสร้างองค์กรที่ส่งผลกระทบในทางลบต่อผู้ที่เกี่ยวข้องน้อยที่สุด จะต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นขั้นเป็นตอน เป็นเรื่องของการเตรียมความพร้อมและการวางแผน โดยมีการสื่อสารระหว่างกันที่อาจต้องการความหลากหลาย เพื่อสามารถตอบคำถามที่ค้างคาใจของแต่ละกลุ่มหรือแต่ละคนที่ได้รับผลกระทบมากน้อยต่างกันไป ซึ่ง David Hakala ได้เขียนแนะนำไว้อย่างน่าสนใจในหัวข้อ “Managing Reorganization” ถึงขั้นตอนของการปรับโครงสร้างองค์กร

ขั้นตอนแรก คือ การสำรวจปฎิกิริยาของบุคลากรในองค์กรว่าตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างไร เพราะบุคลากรขององค์กรเป็นผู้ที่จะได้รับผลกระทบมากที่สุด การเปลี่ยนแปลงมักทำให้บุคลากรเกิดความสับสน ความท้อแท้ และความกระวนกระวายถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้น การเข้าใจถึงความรู้สึกและปฎิกิริยาของบุคลากรจะช่วยให้การจัดการกับทัศนคติในทางลบหมดไป และสามารถสื่อสารทำความเข้าใจกับสิ่งที่บุคลากรแต่ละคนคิดได้เป็นอย่างดี

 ขั้นตอนที่สอง คือ การเตรียมความพร้อมสำหรับการปรับโครงสร้างองค์กร ซึ่งคงต้องเริ่มจาก

?         การรู้ว่าธุรกิจต้องการเปลี่ยนแปลงในเรื่องอะไร โดยพิจารณาจากปัญหาขององค์กรที่มีอยู่ ภายใต้ข้อมูลที่ได้รับจากการสอบถามบุคลากรในองค์กร และมีคณะทำงานที่จัดตั้งขึ้นเพื่อดูแลรับผิดชอบโดยตรง

?         การกำหนดโครงสร้างใหม่ที่จะนำไปสู่เป้าหมายขององค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลง อาทิ การกระจายความรับผิดชอบของคน ความเชื่อมโยงอำนาจการสั่งการทั้งแนวนอนและแนวตั้ง กระบวนการตัดสินใจและการสื่อสารใหม่ๆ รวมไปถึงการกำหนดนโยบายใหม่ภายในของแต่ละแผนก

?         การทำ Reorganization Proposal ซึ่งจะครอบคลุมเนื้อหาของระยะเวลา เหตุผลความจำเป็นของการปรับโครงสร้าง แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ทั้งก่อนและหลังการปรับเปลี่ยน ใบพรรณาหน้าที่งาน (Job description) สำหรับตำแหน่งงานใหม่ รายชื่อพนักงานที่ได้รับผลกระทบจากการปรับโครงสร้าง (เช่น การยกเลิกงาน การเปลี่ยนฐานที่ตั้ง การเปลี่ยนสายบังคับบัญชา หรือการลดลงในชั่วโมงการทำงาน เป็นต้น) กำหนดบุคคลที่จะมีอำนาจในการออกคำสั่งต่างๆ รวมถึงประกาศที่จะต้องมีเพื่อแจ้งต่อสาธารณะหรือสหภาพแรงงาน (ถ้ามี)

?         การจัดทำแผนการสื่อสาร (Communication Plan) ซึ่งควรมีความแตกต่างกันไปในแต่ละกลุ่มเป้าหมายที่ได้รับผลกระทบ ควรมีการกำหนดให้มีการประชุมร่วมกันกับฝ่ายบริหาร กับพนักงาน หรือเฉพาะเป็นรายบุคคลกับกลุ่มที่ได้รับผลกระทบโดยตรง ที่สำคัญคือ แผนควรมีการระบุถึงทักษะที่ต้องการสำหรับตำแหน่งงานใหม่ และเปรียบเทียบกับทักษะที่มีอยู่เดิม

?  การสื่อสารถือเป็นหัวใจสำหรับการปฎิบัติเพื่อการปรับโครงสร้างองค์กร

หลักปฎิบัติที่เป็นข้อเสนอแนะตามบทความดังกล่าวเกี่ยวกับการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจกับคนในองค์กรและนอกองค์กร ประกอบด้วย

?         ควรมีการประกาศการปรับโครงสร้างองค์กรล่วงหน้าจากกำหนดเวลาบังคับใช้จริงให้นานพอสมควร เพื่อลดความกระวนกระวายใจของบุคลากร และเพื่อให้มีโอกาสสำหรับการนำบุคลากรเข้าร่วมในกระบวนการวางแผน

?         การปรับโครงสร้างองค์กรมักจะมีเรื่องเงินชดเชยหรือเงินทดแทนเข้ามาเกี่ยวข้อง องค์กรควรกำหนดแผนการให้เงินชดเชยหรือเงินทดแทนที่สามารถเข้าใจง่าย ไม่มีเงื่อนไขสลับซับซ้อน เพราะยิ่งซับซ้อนมากเท่าไรก็ยิ่งทำให้เกิดความไม่เชื่อถือหรือเชื่อใจต่อองค์กรมากขึ้น

?         สร้างให้เกิดความเข้าใจแก่บุคลากรถึงบทบาทของพวกเขาในองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบให้เห็นระหว่างวิธีเก่าและวิธีใหม่บนพื้นฐานของผลประโยชน์ที่ทุกฝ่ายจะได้รับ แสดงให้เห็นถึงการทำงานที่จะช่วยอำนวยความสะดวกต่อบุคลากรและยังช่วยให้เกิดมูลค่าเพิ่มต่อลูกค้า รวมทั้งการอธิบายถึงสิ่งจำเป็นต่อการผลักดันให้เกิดการปรับโครงสร้างองค์กรที่ดี

?         การสื่อสารควรจะเป็นลักษณะสองทาง (Two-way communication) โดยการกำหนดกระบวนการเพื่อให้ได้รับการแสดงความคิดเห็นของบุคลากรในองค์กร ซึ่งมักจะอยู่ในรูปของการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการกับบุคลากรระดับล่าง และการจัดประชุมอย่างสม่ำเสมอกับบุคลากรระดับหัวหน้างาน

?         ในกรณีที่มีการปลดพนักงาน บุคลากรขององค์กรจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มที่ถูกเลิกจ้าง ซึ่งจะมีความรู้สึกต่อต้าน ผิดหวัง เสียใจ โกรธ แต่ก็จะยอมรับสถานการณ์ได้ในที่สุด ส่วนอีกกลุ่มคือ กลุ่มที่ยังอยู่ต่อ พวกนี้จะมีความรู้สึกผิด กระวนกระวายใจ และรู้สึกถึงความไม่มั่นคงในการทำงาน องค์กรควรมีการเตรียมข้อความสำหรับกลุ่มบุคลากรที่ได้รับผลกระทบที่แตกต่างกันนี้ให้ชัดเจน

?  ประเด็นที่พึงให้ความสำคัญ

?         ในช่วงของการวางแผนปรับโครงสร้างองค์กร ควรดำเนินการอย่างเข้มข้น จริงจัง ต้องมีการประเมินแผนธุรกิจ (Business Plan) ที่มีอยู่ในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร และทำการเปลี่ยนแปลงอย่างเห็นได้ชัดเจน กำหนดเป้าหมายใหม่ซึ่งสอดคล้องกับสถานการณ์ที่เป็นจริง แต่ยังคงไว้บางส่วนที่อยู่ในลักษณะเชิงรุก ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการค้นหาว่าธุรกิจจะสามารถทำเงินได้จากตรงไหน เพื่อที่จะทุ่มเทกำลังที่มีอยู่ส่วนใหญ่ไปเฉพาะจุดที่ทำเงินให้กับองค์กร

?         กำหนดแผนการเงินใหม่ที่จะนำพาธุรกิจให้ดำเนินต่อไปได้ภายในระยะเวลา 3 เดือนข้างหน้า เมื่อไรก็ตามที่ธุรกิจอยู่รอดได้ระหว่างช่วงสั้นๆ นี้ ธุรกิจสามารถสร้างแผนขยายออกไปอีก 9 เดือน โดยในเบื้องต้น จะต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าของกิจการกับนักการเงินในการควบคุมการไหลของเงินสด (Cash Flow) อย่างระมัดระวังรายสัปดาห์

?         ในส่วนของพนักงาน พยายามทำองค์กรให้เป็น “Flat Organization” มากที่สุด ต่อมาคือ การประเมินศักยภาพของพนักงาน และหาทางที่จะโยกย้าย หรือให้พนักงานที่ด้อยประสิทธิภาพออก เก็บพนักงานทุกคนที่คิดว่าจะช่วยทำให้ธุรกิจบรรลุตามเป้าหมายใหม่ที่ตั้งไว้ และอย่าเพิ่งจ้างคนใหม่จนกว่าองค์กรจะแข็งแรงทางด้านการเงินดีพอ

การปรับโครงสร้างองค์กรเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและมีกระบวนการที่เป็นขั้นเป็นตอน ดังนั้น ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) อาจไม่สามารถพอที่จะดำเนินการในเรื่องนี้โดยลำพัง จำเป็นที่จะต้องหา ตัวช่วย ที่อยู่ในรูปของบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจของภาคเอกชน หรือของภาครัฐดัง อาทิ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม สถาบันพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (ISMED) และสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.) ชั้น G อาคารทีเอสที ทาวเวอร์ ถ.วิภาวดีรังสิต แขวงจอมพล เขตจตุจักร กรุงเทพฯ หรือโทรฯ มาที่ Call Center หมายเลข 02-686-9111 ตามวันและเวลาราชการ

 

 

อ้างอิง

  1. www.businessreorganization.net/about.htm/, “Business Reorganization / Bankruptcy, reorganization and turnaround for your business”
  2. BusinessDictionary.com
  3. David Hakala, March 25, 2008, “Managing Reorganization”, HR World
สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(สสว.)
เลขที่ 21 อาคารทีเอสที ชั้น G, 17-20, 23 ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงจอมพล เขตจตุจักร กรุงเทพฯ 10900
โทร. 0-2278-8800 แฟกซ์ 0-2273-8850
http://www.sme.go.th อีเมล์ info@sme.go.th
Thailand Web Stat
Skip to main content
Go Search